TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DELL'APPLICAZIONE VARKEY

1. Ambito di applicazione
   I presenti termini e condizioni (di seguito "Termini e Condizioni di Utilizzo") regolano l'accesso e l'utilizzo dell'applicazione denominata "VarKey" (di seguito "VarKey" o "Applicazione"), di titolarità di Var Group S.p.A., con sede legale in Via Piovola 138 - Empoli (FI), P.IVA 03301640482 (di seguito anche "Var Group"), da parte dei propri dipendenti e collaboratori ("Personale") al fine di accedere agli uffici di Var Group S.p.A. in tutto il territorio italiano mediante lo sblocco dei varchi di ingresso, nonché per registrare la propria presenza nella mensa aziendale.
   L'utilizzo di VarKey implica l'accettazione dei presenti Termini e Condizioni di Utilizzo. In caso di mancata accettazione integrale dei presenti Termini e Condizioni di Utilizzo, il Personale non potrà utilizzare l'Applicazione. Per tutte le informazioni legate all'utilizzo ed al funzionamento di VarKey, è possibile contattare il seguente indirizzo e-mail: [email protected]
   Var Group si riserva il diritto di modificare i presenti Termini e Condizioni di Utilizzo e di modificare le funzionalità dell'Applicazione in qualsiasi momento, senza preavviso ed a propria discrezione. Continuare ad utilizzare VarKey successivamente alle intervenute modifiche determina l'accettazione delle modifiche stesse. Si consiglia di visitare periodicamente la presente pagina presente nell'apposito collegamento per prendere visione delle condizioni in vigore, poiché vincolanti per il Personale utilizzatore.
   Per l'utilizzo dell'Applicazione, il Personale deve disporre di un dispositivo compatibile (smartphone) e di una connessione dati, tuttavia Var Group non garantisce la compatibilità dell'Applicazione con tutti i dispositivi mobili.
   
   
2. Procedura di autenticazione
   Ai fini dell'attivazione di un'utenza su VarKey, il Personale dovrà contattare l'ufficio HR tramite il proprio responsabile d'area. Il Personale potrà in seguito accedere all'Applicazione mediante le credenziali di autenticazione al proprio account Var Group.
   Alla cessazione per qualsivoglia motivo del rapporto di lavoro in essere con il Personale, Var Group provvederà a disabilitarne le credenziali di accesso all'Applicazione.
   L'accesso all'Applicazione è non esclusivo e strettamente personale, pertanto non può essere trasferito a terzi.
   
   
3. Obblighi del Personale
   L'utilizzo di VarKey, per alcuni modelli di smartphone, potrebbe richiedere l'attivazione da parte del Personale delle funzionalità "bluetooth" e/o "geolocalizzazione" nel rispetto della normativa privacy e giuslavoristica applicabile. In mancanza, l'accesso alla sede aziendale tramite VarKey potrebbe non essere garantito.
   È fatto divieto al Personale di:
   
   • utilizzare VarKey in qualsivoglia modo che violi qualsiasi legge o regolamento locale, nazionale e/o internazionale applicabile;
   • interferire con il funzionamento di VarKey o ottenere l'accesso a VarKey aggirando l'interfaccia standard (attraverso l'uso di funzionalità non documentate);
   • scansionare o testare la vulnerabilità di VarKey o di qualsiasi sistema o rete correlato, o interrompere le misure di sicurezza o i controlli di autenticità utilizzati in connessione con VarKey;
   • consentire o assistere qualsiasi terzo nella commissione di una delle suddette azioni;
   • comunicare a terzi non autorizzati le proprie credenziali di autenticazione a VarKey al fine di consentire a quest'ultimi di accedervi.
   Il Personale si impegna a non divulgare a terzi le proprie credenziali di accesso a VarKey, ed a custodirle e proteggerle con la massima diligenza. Il Personale sarà ritenuto l'unico responsabile per l'utilizzo (anche da parte di terzi) delle proprie credenziali di accesso a VarKey. Var Group non sarà responsabile per qualsivoglia pregiudizio patito dal Personale a seguito dell'utilizzo delle credenziali di accesso a VarKey da parte di soggetti non autorizzati.
   Il Personale si impegna a comunicare immediatamente a Var Group:
   • l'eventuale perdita, sottrazione o furto delle credenziali di autenticazione che consentono l'accesso a VarKey e/o il furto o lo smarrimento dello smartphone che consente l'utilizzo di VarKey;
   • qualsiasi utilizzo non autorizzato di VarKey e/o qualsiasi altra violazione della sicurezza riscontrata;
   • ogni eventuale richiesta, accesso o indagine attivata da autorità pubbliche in merito alla liceità dell'utilizzo di VarKey.
   
   
4. Proprietà intellettuale e industriale
   Tutti i diritti di proprietà industriale e/o intellettuale relativi a VarKey restano di esclusiva proprietà di Var Group, fermo restando il diritto del Personale di utilizzare VarKey nei termini e nelle modalità previste dalla legge e dai presenti Termini e Condizioni di Utilizzo.
   Il Personale prende atto ed accetta che i presenti Termini e Condizioni di Utilizzo non integrano in alcun modo la vendita o la concessione di qualsivoglia diritto di proprietà intellettuale, industriale, marchio, brevetto o copyright.
   Il Personale, altresì, prende atto ed accetta che i presenti Termini e Condizioni di Utilizzo non conferiscono alcuna facoltà di copiare, sottoporre a reverse engineering, disassemblare, estrarre il codice sorgente, modificare o tradurre, decodificare, ovvero a compiere qualsiasi azione illecita o fraudolenta o comunque eccedente lo scopo di VarKey.
   
   
5. Esclusione di garanzia
   I CONTENUTI DELL'APPLICAZIONE POTREBBERO CONTENERE IMPRECISIONI, ERRORI TIPOGRAFICI E ALTRI DIFETTI. VAR GROUP NON GARANTISCE LA PRECISIONE O LA COMPLETEZZA DEI CONTENUTI O L'AFFIDABILITÀ DI ALTRE INFORMAZIONI VISUALIZZATE O DISTRIBUITE TRAMITE L'APPLICAZIONE. TUTTI I CONTENUTI VENGONO FORNITI "NELLO STATO IN CUI SI TROVANO" E "SECONDO DISPONIBILITÀ".
   VAR GROUP NON FORNISCE ALCUNA GARANZIA IN RELAZIONE ALL'IDONEITÀ DELL'APPLICAZIONE PER UN DETERMINATO SCOPO O IN RELAZIONE AL CORRETTO FUNZIONAMENTO DELL'APPLICAZIONE.
   
   
6. Limitazione di responsabilità
   VAR GROUP NON SARÀ IN NESSUN CASO RESPONSABILE DI EVENTUALI PREGIUDIZI SUBITI DAL PERSONALE CHE EMERGANO DA, DERIVINO DA O SIANO ASSOCIATE ALL'USO, O ALL'IMPOSSIBILITÀ O RITARDATO USO DELL'APPLICAZIONE O DEI SUOI CONTENUTI, OPPURE IN RELAZIONE A QUESTI TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO.
   PARIMENTI, VAR GROUP NON SARÀ RESPONSABILE NEL CASO DI MALFUNZIONAMENTI E/O INTERRUZIONI DELL'APPLICAZIONE.
   Il Personale riconosce inoltre che Var Group non può garantire l'accesso ininterrotto all'Applicazione.
   Var Group, inoltre, si riserva la facoltà di non fornire più l'accesso all'Applicazione in qualsiasi momento.
   
   
7. Sospensione ed interruzione dell'accesso a VarKey
   Var Group si riserva la facoltà, a propria insindacabile discrezione, di sospendere od interrompere in ogni momento ovvero di inibire l'accesso del Personale a VarKey, ovvero ad alcune determinate funzionalità, qualora:
   
   • il Personale violi anche una soltanto delle disposizioni contenute nei presenti Termini e Condizioni di Utilizzo;
   • il Personale commetta violazioni di legge o di regolamento applicabili, ovvero vi sia fondato sospetto di violazioni di legge o di regolamento;
   • si verifichino casi di forza maggiore, violazioni di sicurezza o circostanze che impongano di eseguire interventi di emergenza o di risoluzione di problemi relativi a VarKey;
   • vi sia un ordine della pubblica autorità;
   • si debbano effettuare interventi di manutenzione dell'Applicazione e/o l'introduzione di nuove funzionalità.
   
   
8. Trattamento dei dati personali
   Var Group effettua il trattamento dei dati personali del Personale nel rispetto della normativa applicabile ed in conformità alla privacy policy disponibile nell'apposito collegamento presente sull'Applicazione, di cui il Personale conferma la presa visione e l'accettazione del contenuto al primo accesso a VarKey.
   
   
9. Legge applicabile e foro competente
   I presenti Termini e Condizioni di Utilizzo sono regolati dalla legge italiana. Qualsiasi controversia derivante dalla loro interpretazione, esecuzione e validità sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di Firenze.
   
   

LIBERATORIA ALL’UTILIZZO DI IMMAGINI PER LA CREAZIONE DI UN BADGE DIGITALE CON FOTO ALL’INTERNO DELL’APP VARKEY (ex art. 96 della L. 22 aprile 1941, n. 633)

Il/la sottoscritto/a interessato/a, lette le informazioni sul trattamento dei dati personali che seguono:

AUTORIZZA

Resta inteso che:

1. le Società non utilizzeranno le immagini fotografiche in modo pregiudizievole per il/la sottoscritto/a e le altre persone rappresentate, così da non danneggiare o recare offesa alle medesime, alla loro dignità personale ed al loro decoro;
2. le Società si obbligano a non sovrapporre, inserire, invertire, unire o aggiungere alle immagini elementi che possano essere considerati umilianti, offensivi, blasfemi, diffamatori, calunniosi, osceni e/o pornografici;
3. le Società non potranno essere ritenute responsabili nei confronti del/la sottoscritto/a per qualsivoglia danno - patrimoniale e/o non patrimoniale, diretto e/o indiretto - che lo/a stesso/a abbia eventualmente a subire, ove l'utilizzo delle immagini fotografiche sia avvenuto nel rispetto di quanto disposto ai precedenti periodi (utilizzazione, pubblicazione e/o diffusione delle immagini fotografiche nelle modalità e nei termini sopra indicati ed autorizzati) a qualunque fine, purché ed a condizione che non vengano mai pregiudicati la propria dignità personale ed il proprio decoro;
4. l’utilizzo delle immagini fotografiche è da considerarsi effettuato in forma completamente gratuita.

INFORMATIVA AI SENSI DELL'ART. 13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO 2016/679 IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In attuazione del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento”), Var Group S.p.A. in nome e per conto anche delle società controllate appartenenti al gruppo Var Group (di seguito anche le “Società”), in qualità di Titolari del trattamento, desiderano informare gli Interessati sulle finalità e modalità del trattamento dei dati personali trattati tramite l’applicazione denominato “VarKey” (di seguito “VarKey” o “Applicazione”), sul loro ambito di comunicazione e diffusione e sulla natura del loro conferimento.

1. Titolare del trattamento
   Agiscono in qualità di Titolari del trattamento le Società rappresentate dalla Capogruppo Var Group S.p.A., con sede legale in via Piovola, 138 - 50053 Empoli (FI), P.IVA 03301640482. In concreto il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato da soggetti appositamente autorizzati a compiere operazioni di trattamento sui dati personali dei propri dipendenti e collaboratori (“Personale”), a tal fine, debitamente istruiti dalle Società.
   
   
2. Tipi di dati trattati e tempi di conservazione
   Le Società hanno intenzione di procedere al trattamento di dati personali c.d. “comuni” del proprio Personale (email aziendale, foto), Interessato al Trattamento, per completare la registrazione dei profili all’interno dell’Applicazione. Nell’utilizzo del badge digitale vengono trattati ulteriori dati personali c.d. “comuni” nel momento dello sblocco delle porte aziendali durante gli accessi (nome, cognome, ora e data dell’accesso, accesso negato o eseguito, varco) e dell’utilizzo della mensa aziendale (nome, cognome, data).
   Per poter sbloccare le porte aziendali e registrare l’utilizzo della mensa aziendale l’Applicazione necessita dell’attivazione del Bluetooth e dei permessi relativi alla localizzazione ma si precisa che non vengono trattati dati relativi alla geolocalizzazione dello smartphone e che non vi sono altri rilevatori nascosti all’interno dei locali aziendali che permettano il monitoraggio del Personale.
   I dati personali riguardanti la registrazione dei profili all’interno di VarKey e dell’utilizzo della mensa aziendale verranno conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro o collaborazione, salvo ulteriori obblighi di legge, mentre i dati riguardanti gli accessi saranno cancellati entro 12 mesi dalla registrazione.
   
   
3. Finalità del trattamento e base giuridica
   La finalità per il trattamento descritto nel precedente articolo è:
   1. utilizzare l’immagine liberamente caricata dal proprio Personale per ragioni di corporate identity a seguito di accettazione di specifica liberatoria;
   2. consentire l’apertura delle porte aziendali dotate di serratura elettronica e la registrazione dell’utilizzo della mensa aziendale tramite l’utilizzo dell’Applicazione.
   
   La base giuridica per il trattamento descritto nel precedente paragrafo è:
   • per la finalità di cui alla lettera a, l’accettazione della liberatoria del Personale ai sensi dell’art. 6 c.1 lett. b) del Regolamento. Si precisa che gli utenti potranno revocare in qualunque momento la liberatoria scrivendo al seguente indirizzo e-mail: [email protected]
   • per la finalità di cui alla lettera b, il legittimo interesse ai sensi dell’art. 6 c.1 lett. f) del Regolamento, ascrivibile in particolare a regolamentare gli accessi nelle aree riservate del plesso aziendale al solo personale autorizzato e la registrazione dell’utilizzo della mensa aziendale secondo le proprie procedure organizzative e di sicurezza.
   
   Si precisa che nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori che prevede il c.d. divieto di controllo a distanza dei lavoratori, i Suoi dati personali acquisiti tramite il sistema di rilevazione degli accessi non saranno utilizzati per svolgere un controllo sull’attività lavorativa da Lei realizzata.
   
   
4. Destinatari
   I dati potranno essere comunicati ai soggetti e alle società esterne di cui le Società si avvalgono per il perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa preventivamente nominate Responsabili esterni del trattamento.
   I Suoi dati non saranno trasferiti e trattati all’esterno del territorio dell’Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo.
   
   
5. Diritti dell'interessato
   Gli interessati potranno esercitare i diritti di accesso ai dati personali previsti dall’art. 15 del Regolamento UE e i diritti previsti dagli artt. 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento medesimo riguardo alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione del trattamento dei dati personali, alla portabilità dei dati, ove applicabile e all’opposizione al trattamento dei dati personali, nelle modalità stabilite dall’art. 12 del Regolamento e nei limiti stabiliti dall’art. 2-undecies del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e ss.mm.ii. Gli anzidetti diritti sono esercitabili scrivendo all’indirizzo [email protected].
   
   
6. Diritto di reclamo
   Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati Personali. Di seguito le coordinate:
   Garante per la Protezione dei Dati Personali
   Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma
   Centralino telefonico: (+39) 06.69677.1
   E-mail: [email protected]
   
   
7. Responsabile per la protezione dei dati personali
   Il Responsabile della Protezione dei Dati Personali delle Società è contattabile al seguente indirizzo e-mail:
   E-mail: [email protected]